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Planilha de Controle de Atividades

O controle de atividades é uma tarefa que deve ser feita diariamente, sempre que você estiver envolvido com diversos trabalhos ao mesmo tempo. Muitas vezes, porém, podemos nos perder em meio a essas atividades, esquecendo uma ou outra ou mesmo não cumprindo com os prazos estabelecidos.
O Excel, porém, também é uma ferramenta de grande ajuda para esse controle. Quando você tem diversas atividades, crie uma planilha e mantenha o controle total sobre tudo o que estiver fazendo.
Vamos lhe dar um modelo de planilha que pode ajudar muito nesse controle:
05 Atividades 01
Trata-se de uma planilha de fácil montagem, que você pode baixar e utilizar da forma como está. Mas, para que possa entendê-la, vamos, neste tutorial, mostrar como você pode criar uma idêntica a essa, fazendo as alterações que julgar necessário para atender o que você precisa.
Montando a planilha de controle de atividades
As colunas A, B e C não possuem fórmula alguma, bastando que você as formate para receber, respectivamente, número geral, texto e texto. Como as atividades podem ser as mais diferenciadas e também o responsável, basta que se escreva qual atividade se refere a cada um.
Na planilha que você baixou, em Plan2, você poderá encontrar uma pequena lista de estágios da atividade, como INICIADA, ADIADA, SUSPENSA e ENCERRADA. Como esta lista é somente um modelo, você pode acrescentar outros estágios, à medida que for necessitando.
Começamos, agora a criar a primeira fórmula da planilha. Na célula D3 você irá inserir uma pequena lista, para que todas as atividades se mostrem com um estágio definido, possibilitando assim o melhor acompanhamento dessas tarefas.
Com a célula D3 selecionada, clique em Dados > Validação de Dados. Irá surgir a janela que apresentamos na próxima figura:
05 Atividades 02
Com a janela Validação de Dados aberta, clique em Permitir e selecione Lista, como aparece na imagem, e busque a lista através da janela Fonte, selecionando as palavras que compõem a lista que deverá estar disponível na célula D3.
Quando você der OK, verá que a célula D3 apresenta uma pequena seta ao lado. Clicando, surgirão as palavras da lista, e você poderá escolher o estágio da atividade.
Para continuar a coluna, simplesmente copie esta célula para as células seguintes e verá que em todas as outras também surgirá a lista.
As colunas E, F e G também não necessitam de fórmulas, bastando que você as formate para receber datas, indo até a guia Números e escolhendo o formato em Data.
A coluna H vai apresentar uma fórmula onde será informado o tempo real, em dias que essa atividade está levando para seu término. Veja a figura a seguir:
05 Atividades 03
Preste atenção na fórmula inserida na célula H3: =SE(E(E3<>””;F3<>””);(F3-E3)+1&(” dias”);””). Aqui, você está pedindo ao Excel que, se as colunas E e F tiverem qualquer conteúdo, o Excel deverá informar a diferença existente entre F e E, acrescentando-se a informação para colocar como número seguido da palavra “dias”.
Como não há nenhuma célula fixa, basta que você copie esta fórmula para as outras células da coluna.
Agora iremos à coluna I, que nos dará a informação sobre a previsão e o término real, se a atividade foi cumprida dentro do prazo ou não. Primeiro você vai criar aqui a fórmula para saber a quantidade real dos dias que levou para encerrar a atividade. Utilizando a fórmula: =SE(E(E3<>””;G3<>””);(G3-E3)+1&(” dias”);””), que é exatamente igual à anterior somente com a alteração das células onde o Excel deverá buscar a informação, você terá aqui a quantidade dos dias que demorou para essa atividade.
Agora, vamos criar uma formatação para as cores que serão apresentadas nessa coluna, dependendo da situação de encerramento de cada atividade. Para isso, você precisa formatar apenas as cores a serem apresentadas, com a Formatação Condicional, dentro da guia Início.
Procure Formatação Condicional > Nova Regra e terá a seguinte tela no seu monitor:
05 Atividades 04 A

Clique na última opção, “Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas”. No quadro logo abaixo, escolha Formatar valores em que esta fórmula é verdadeira e escolha o formato em Formatar. Escolha I3 para a formatação, mas deixe essa primeira opção em branco.
Retorne à Formatação Condicional > Gerenciar regras e terá a seguinte tela, onde irá acrescentando as formatações, observando que cada uma das formatações deverá estar de acordo com as Fórmulas, destacando os formatos, ou cores, e aplicando-se às células em destaque no quadro final.

05 Atividades 04
Assim, cada uma das cores será mostrada quando a atividade estiver em estágios diferentes. Observe na planilha que você baixou como estão apresentadas as atividades e as cores que são mostradas em cada estágio.
No entanto, para que isso ocorra também na condição do estágio, a mesma regra precisará ser aplicada também na coluna J.
Primeiro você deverá criar uma fórmula para que seja mostrado o estágio em que está a atividade, com a seguinte formula, onde pedirá ao Excel as palavras corretas: =SE(F3=0;” “;SE(F3>G3;$M$7;SE(F3=G3;$M$8;SE(F3<G3;$M$9)))).
Veja a figura:
05 Atividades 05
Colocamos nas células M7, M8 e M9 as palavras que queremos que sejam visualizadas nas células: ADIANTADA, EM DIA e ATRASADA. Essas palavras estão na planilha que você baixou, porém com a fonte em branco.
Assim, eu vou pedir ao Excel que: se a data de previsão de término for 0, a célula ficará em branco mas, se for maior que a data de encerramento, estará ATRASADA; se estiver com a mesma data, estará EM DIA e, se for menor, estará ADIANTADA.
Para que tenhamos também nestas células as cores formatadas para a coluna I, é só criarmos uma nova formatação condicional, utilizando o mesmo recurso apresentado nessa coluna.
Aproveite e controle suas atividades!

CLIQUE AQUI para baixar o modelo da planilha.

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Updated: 17/03/2015 — 11:51

19 Comments

Add a Comment
  1. Prezados Boa tarde!!

    Estou querendo inserir linhas na planilha de controle de de atividades e não estou conseguindo.Gostaria da ajuda de vcs, para me auxiliar.As linhas estão limitadas até anumeração 21.

    Grato pela atenção,
    Rodger

    1. Boa tarde Rodger!

      Enviei pro seu email.

      Abraço.
      Raymson.

  2. Marcelino Hespanhol Filho

    MUITO BOM MESMO.

  3. Cristiano Domingos

    Prezados Boa tarde!
    A semelhança do Rodger estou querendo inserir linhas na planilha de controle de de atividades e não estou conseguindo.Gostaria da ajuda de vces, para me auxiliar. As linhas estão limitadas até anumeração 21.

    Ciente de que a minha solicitação merecerá a vossa especial atenção.

    1. Olá Cristiano!

      A planilha foi atualizada no site facilitando a inclusão de linhas e colunas.

      Abraço.
      Raymson.

  4. Cristiano Domingos

    Boa tarde caro Raymson;

    Estou tentando Elaborar uma planilha idêntica, mas em vez de controlar as actividades por dias quero controla-las em horas, mas não consigo. Ajuda-me por favor.

    1. Olá Cristiano!

      Foi feita uma atualização na planilha incluindo a sua solicitação, já pode baixar a planilha atualizada.

      1. Olá Raymson,
        Por gentileza, envie-me esta planilha.

        Um grande abraço.

        Bezerra

        1. Olá Amigo!

          Você pode fazer o download aqui nesta página: http://excelpratico.com/modelos-planilhas

          :)

          Abraço!

  5. Matheus Ferreira

    Olá bom dia, gostaria de inserir mais linhas, porém não estou conseguindo.
    att.

    1. Olá Mateus!

      Fiz uma atualização na planilha facilitando a inclusão de linhas e colunas, você já pode baixar a versão atualizada.

      Abraço.

  6. Sergio Rodrigues

    Alguém pode me enviar esse controle para o meu e-mail, estou precisando de uma planilha de controle dessa

    1. Amigo, você pode baixá-la nessa página: http://excelpratico.com/modelos-planilhas

      Abraço.
      Raymson.

  7. Bom dia não consigo baixar não acho link para baixar a planilha

  8. Parabéns,
    Esta planilha esta sendo de grande utilidade
    Obrigado.!!

  9. Muito obrigado. O meu chefe, pediu-me para fazer uma matriz de control do desepenho de certas actividades planejadas pelo departamento e gostou de adptaçao de dessas planilhas. Valeu.

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